Recepción de pedidos con IA para La Bodega: información necesaria para el proyecto.

¿Qué datos de la ficha anterior deben corregirse o completarse?

Por ejemplo, razón social, NIT, municipio y dirección de la sede.

¿Quién lidera el proyecto por parte de La Bodega y quién toma las decisiones?

Nombre, cargo y celular de cada persona, incluida la persona a cargo de Millennium o de la tecnología, si es otra.

¿Cómo está conformado el equipo que atiende los pedidos y en qué horarios trabaja?

¿Cómo recibe hoy La Bodega sus pedidos y qué recorrido sigue cada uno hasta el despacho?

Quién interviene en cada paso, tal como ocurre en la práctica.

¿Por qué medios se comunican los clientes para hacer sus pedidos y qué peso tiene cada uno?

En lo posible, cuántas llamadas se reciben en un día habitual y en uno de mayor movimiento, cuánto dura una llamada de pedido y quién la atiende.

¿En qué situaciones quedan pedidos sin atender y qué ocurre hoy con ellos?

Si existe un cálculo aproximado de cuántos se pierden, es útil conocerlo.

¿Qué volumen de pedidos, clientes, mensajes y llamadas maneja La Bodega?

Pedidos en un día habitual y en uno de mayor movimiento, clientes que compran con regularidad, mensajes y notas de voz de WhatsApp al mes y duración aproximada de una nota de voz. También cuántas llamadas recibe La Bodega al mes, cuánto dura una llamada habitual y en qué horarios o días se concentran. Una cifra aproximada es suficiente.

¿Cómo nombran los clientes los productos, las presentaciones y las cantidades al hacer un pedido?

Las expresiones propias de los clientes que un sistema tendría que aprender a interpretar.

¿Cómo se maneja hoy la información de catálogo, precios, inventario y promociones, y cómo la usa el equipo para vender?

Tamaño aproximado del catálogo, cómo se definen precios y descuentos, cada cuánto cambian y dónde se actualizan. También cómo se entera el equipo de lo que está disponible y de lo que conviene ofrecer, cómo usa esa información para vender más o sugerir productos complementarios, y cómo le gustaría a La Bodega que su equipo viera esa información: qué datos, quién los consultaría y en qué momento.

¿En qué momentos y por qué medios espera La Bodega que intervenga el asistente virtual, y cómo espera que responda?

Cómo esperaría La Bodega que el asistente responda a los clientes, por voz o por escrito, y cómo cree que se sentirían sus clientes al hablar con un asistente virtual.

¿Cómo le gustaría a La Bodega que se atiendan las llamadas de los clientes cuando ningún asesor está disponible?

¿Qué puede hacer el asistente en la conversación con un cliente y qué no debe hacer nunca?

Los límites que La Bodega considere importantes.

¿Cómo debería revisarse un pedido que el asistente deja en espera?

Quién lo revisa, desde dónde, cómo se entera y en cuánto tiempo debería recibir respuesta el cliente.

¿Cómo debería confirmarse el pedido con el cliente antes del despacho?

Qué información debe recibir el cliente, quién la envía y qué sucede si el cliente solicita un cambio.

¿Cómo imagina La Bodega la prueba con los negocios aliados y qué resultado indicaría que funcionó?

Participantes, duración y condiciones para extenderla a más clientes.

¿Cómo funciona Millennium en La Bodega y qué acceso permite a otros sistemas?

Dónde está instalado, quién da soporte, si el proveedor permite que otro programa consulte o registre información y de qué forma, si existe una copia de pruebas, si ese acceso tiene costo y desde qué sistema se emite la factura electrónica.

¿Cómo usa hoy La Bodega WhatsApp para atender a sus clientes?

Números en uso, a nombre de quién están, tipo de cuenta, si existe una cuenta de Meta Business y qué número preferiría usar La Bodega para el asistente.

¿Qué líneas telefónicas utiliza hoy La Bodega para recibir pedidos y qué ha considerado para su telefonía?

Proveedor, números en uso y cualquier alternativa que La Bodega haya evaluado.

¿Cómo es la conexión a internet en la sede y qué sucede cuando falla?

Proveedor, frecuencia y duración de los cortes, respaldo disponible y equipos que utiliza el personal.

¿Quiénes deberían acceder a la información del proyecto y qué debería ver cada persona?

Cómo se otorgan y retiran los accesos y qué correo utiliza la empresa.

¿Cómo maneja hoy La Bodega los datos personales de sus clientes y sus autorizaciones de contacto?

Política de tratamiento de datos (Ley 1581 de 2012), autorización para contactar a los clientes por WhatsApp, posición frente a la grabación de llamadas o audios e información que nunca debería salir de la empresa.

¿Qué debería ocurrir con los pedidos si falla internet o la plataforma, y durante cuánto tiempo debe conservarse la información?

¿Qué quiere resolver La Bodega primero, qué puede esperar y cómo sabría que funcionó?

También fechas o temporadas relevantes, el tiempo que el equipo puede dedicar a las pruebas y, si ya está definido, un rango de inversión para el arranque y para la operación mensual (opcional).

¿Qué funciona bien hoy y debe mantenerse?

Notas opcionales

Cualquier información adicional que La Bodega considere relevante, incluidas ideas que quiera revisar más adelante.

Enlace a Drive / carpeta con materiales

Opcional: formatos de pedido, catálogo exportado u otros materiales que La Bodega considere útiles. Las bases de clientes y los audios se recibirán más adelante, por el canal que se acuerde.